Schritt für Schritt:
Firmenkonto eröffnen
Eine GmbH oder UG zu gründen klingt nach Papierkram. Die teuren Fallen für Expat-Gründer kommen nach der Eintragung: Transparenzregister-Frist, persönliche Geschäftsführerhaftung, verdeckte Gewinnausschüttung und ein effektiver Steuersatz von ~30%, den die meisten auf 15% schätzen.
Direkt zur Kontoeröffnung →Die 6 Schritte, in dieser Reihenfolge
Gründung plus Kontoaktivierung: meist 3–7 Wochen. Hauptvariable ist die Bearbeitungsdauer beim Handelsregister deiner Stadt.
Rechtsform festlegen
Rechtsform festlegen
GmbH: 25.000 € Stammkapital (mindestens 12.500 € bei Gründung eingezahlt), volle Reputation, leichterer Zugang zu Finanzierung. UG haftungsbeschränkt: ab 1 € Stammkapital, gleicher Haftungsschutz, du musst 25% des Jahresgewinns zurücklegen, bis 25.000 € erreicht sind (dann unkomplizierte Umwandlung in GmbH). GbR: kein Kapital, keine eigene Rechtspersönlichkeit, volle persönliche Haftung — nur sinnvoll bei kleinen Vorhaben mit hohem Vertrauen unter Partnern.
Tip: Die meisten Expat-Gründer starten mit einer UG, um Kapital nicht zu binden, und wandeln später in eine GmbH um. Vor der Entscheidung mit dem Steuerberater sprechen — die falsche Rechtsform „aus Steuergründen" ist der teuerste Fehler, den wir sehen.
Gründungsdokumente vorbereiten
Gründungsdokumente vorbereiten
Gesellschaftsvertrag (Satzung) entwerfen: Firmenzweck, Anteilsverteilung, Bestellung des Geschäftsführers, Governance-Regeln. Eine Ein-Personen-UG kann das Musterprotokoll nutzen — halbiert die Notarkosten grob. Gesellschafterliste und Geschäftsführerbestellung vorbereiten. Alle Dokumente notariell beurkunden lassen; alle Gesellschafter und Geschäftsführer müssen persönlich erscheinen oder eine notariell beglaubigte Vollmacht erteilen.
Tip: Notartermine in Berlin, München, Hamburg, Frankfurt sind oft 3–4 Wochen vorher ausgebucht. Termin vor der Dokumenten-Erstellung blockieren. Notarkosten skalieren mit dem Stammkapital: ~350–500 € für eine UG, ~700–1.000 € für eine Standard-GmbH.
Gründungskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen
Gründungskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen
Gründungskonto bei der Commerzbank im Firmennamen mit dem Zusatz „i.G." (in Gründung) eröffnen. Mindestens 12.500 € für eine GmbH (Hälfte von 25.000 €) oder das volle Stammkapital für eine UG einzahlen. Die Commerzbank stellt die Bankbestätigung über die Stammeinlage aus — das Dokument, das du fürs Handelsregister brauchst.
Tip: Notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag und Ausweis zum Bank-Termin mitbringen. Die Bankbestätigung ist meist 1–2 Werktage nach Eingang der Einzahlung verfügbar. Stammkapital nicht antasten, bis die Firma eingetragen ist — vorher abheben kann die Gründung kippen.
Eintragung ins Handelsregister
Eintragung ins Handelsregister
Der Notar reicht die Anmeldung beim Amtsgericht ein, zusammen mit dem notariellen Vertrag, der Bankbestätigung, der Gesellschafterliste und der Geschäftsführerbestellung. Das Gericht prüft und trägt die Firma ein; du bekommst die HRB-Nummer. Ab dann existiert die Firma rechtlich und du kannst den „i.G."-Zusatz streichen.
Tip: Dauer variiert: 1–2 Wochen in kleineren Städten, bis zu 4 Wochen in Berlin/München. Nach der Eintragung musst du dich separat beim Finanzamt anmelden (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) für Steuernummer und USt-IdNr. Notar macht das Handelsregister, Finanzamt liegt bei dir.
Geschäftskonto aktivieren und EBICS einrichten
Geschäftskonto aktivieren und EBICS einrichten
HRB-Nummer und aktuellen Handelsregisterauszug an die Commerzbank schicken. Das Gründungskonto wird in ein reguläres Geschäftskonto umgewandelt. EBICS-Zugänge für jeden Geschäftsführer und deinen Steuerberater anfordern. Vier-Augen-Prinzip für Überweisungen ab einer Schwelle deiner Wahl einrichten — die meisten Gründer wählen 5.000 €.
Tip: Vier-Augen-Prinzip ab Tag eins. Viele Cyber-Betrug-Versicherungen setzen es voraus, und der Tag, an dem du es wirklich brauchst, ist nicht der Tag, an dem du es konfigurieren willst.
DATEV anbinden — und erst dann Rechnungen schreiben
DATEV anbinden — und erst dann Rechnungen schreiben
Commerzbank-Konto mit DATEV Unternehmen online verbinden (oder Lexware, SevDesk, je nach Steuerberater). Kontoumsätze fließen automatisch in die Buchhaltung; Umsatzsteuervoranmeldungen, Monatsberichte und Jahresabschluss ziehen aus denselben Daten. Integration vor der ersten Rechnung — sechs Monate Umsätze nachträglich importieren dauert länger als das Setup.
Tip: Dein Steuerberater hat die DATEV-Mandantennummer für die Anbindung. Noch keiner an Bord? Vor der Eintragung einen suchen — GmbH/UG-Buchhaltung ist gesetzlich doppelte Buchführung und realistisch nicht selbst machbar.
Jetzt Firmenkonto eröffnen
Wir haben seit 2014 über 10.000 Expats durch deutsche Banken begleitet, darunter Hunderte GmbH- und UG-Gründungen. Hier ist das 6-Schritte-Setup — plus die Pflichten nach der Eintragung, über die Notare selten reden.
Jetzt Firmenkonto eröffnen →Fünf Pflichten nach der Gründung, die die meisten Expat-Gründer übersehen
Transparenzregister — 4-Wochen-Frist für wirtschaftlich Berechtigte
Jede GmbH und UG muss ihre wirtschaftlich Berechtigten (alle mit 25%+ Anteil) innerhalb von 4 Wochen nach Handelsregister-Eintragung im Transparenzregister melden. Bei Versäumnis: Bußgelder ab 1.000 € bis 150.000 € bei Wiederholung. Der Bundesanzeiger veröffentlicht eine Liste der Nicht-Compliance — schlecht für Bonität und künftige Partnerschaften. Eingetragen unter transparenzregister.de, dauert ~30 Minuten, in den meisten Fällen kostenlos.
Persönliche Geschäftsführerhaftung — einmal lesen, bevor du unterschreibst
Die beschränkte Haftung schützt Gesellschafter, nicht Geschäftsführer. Drei Fallen, in denen der GmbH/UG-Schutz für dich nicht greift: 3-Wochen-Insolvenzantragspflicht versäumt (persönliche Haftung für neue Verbindlichkeiten, ggf. strafbar); Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer nicht abgeführt, aber Lieferanten bezahlt (persönliche Haftung plus § 266a StGB-Strafbarkeit); verdeckte Gewinnausschüttung — Geld an dich außerhalb von Gehalt/Dividende fließen lassen löst sofort Steuernachzahlung plus Strafzuschlag aus. Eine D&O-Versicherung (~400–800 €/Jahr für kleine Firmen) deckt den größten Teil ab.
Effektive Unternehmenssteuer: ~30%, nicht 15%
Körperschaftsteuer ist offiziell 15%, dazu kommen Solidaritätszuschlag (5,5% auf die KSt) und Gewerbesteuer (Hebesatz variiert, in Großstädten 14–17%) — effektiv liegst du bei rund 30%. Plus 25% Abgeltungsteuer (oder dein persönlicher Satz) bei Ausschüttung als Dividende. Eine GmbH spart gegenüber dem Einzelunternehmer erst ab ~80–100k Gewinn Steuern; darunter frisst der Buchhaltungs-Overhead die Ersparnis.
Steuerberater ist nicht optional — und nicht günstig
GmbH/UG sind gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet, mit Jahresabschluss im Bundesanzeiger und beim Finanzamt. Selbst machen ist nicht realistisch. Budget: 2.000–5.000 €/Jahr für eine kleine GmbH, mehr bei Personal. Steuerberater mit Expat-Erfahrung vor der Gründung suchen — er sollte dich durch die Gründungsentscheidungen führen, nicht hinterher Scherben kehren.
Gründungskosten und Dokumenten-Checkliste
Plane 1.500–3.500 € Gründungskosten: Notar (350–1.000 €), Handelsregister-Gebühren (150–400 €), Gewerbeanmeldung (20–60 €), Steuerberater-Erstberatung (300–800 €), Erst-Retainer. Unterlagen bereithalten: Pässe aller Gründer, Aufenthaltstitel (Nicht-EU), Anmeldungs-Adressen, Business-Plan-Kurzfassung für den Notartermin, eine registrierte Geschäftsadresse — Virtual Offices funktionieren, müssen aber unter den vom Amtsgericht akzeptierten Anbietern sein.